Существует мнение, что эффективное совещание должно длиться не более 45 минут, быть четким и структурированным. Но очень часто даже при выполнении этих формальностей совещания не приносят необходимых результатов. Как сделать так, чтобы сотрудники действительно вовлекались в процесс, принимали ответственность за задачи, а не просто отсиживали положенное время, рисуя цветочки в ежедневниках?
Попробуйте разнообразить собрания приемами фасилитации*. Например, можно воспользоваться следующей схемой проведения совещания:
- Задайте тему.
Задайте вопрос на тему, по которой вы хотели бы принять решение. Сформулируйте его так, чтобы каждый сотрудник смог высказаться и дать развернутый ответ, а также чтобы каждый мог в ответе озвучить свой опыт в подобной проблеме или ситуации.
- Варианты.
Попросите каждого написать не менее 10 вариантов решения проблемы, способов привлечения клиентов, идей для корпоративного праздника, последовательности действий в заданной ситуации и пр. – 10 идей на тему вашей проблемы (способ решения, предложение и пр.). Задайте лимит времени, примерно 10-15 минут. Попросите писать даже идеи, которые на первый взгляд кажутся не реализуемыми.
- Отбор.
Объедините сотрудников в группы по 2-3 человека, чем меньше группа, тем больше вероятность того, что каждый будет работать. Попросите в течение 5-10 минут обсудить написанные каждым варианты и в своей группе выбрать 5-6 пунктов. Попросите каждую мини-группу записать выбранные пункты на отдельных листках. Пункт должен содержать не менее 3 и не более 7 слов.
- Распределение.
Разложите все карточки каждой группы (если позволяет помещение, их можно повесить на стену). Далее попытайтесь вместе сгруппировать карточки по сходным признакам, все, что можно отнести к одному процессу, либо имеет одинаковую суть. Из получившихся групп, как правило, можно сформировать этапы решения ситуации либо возможные варианты реализации. Далее самим сотрудникам предлагается распределить ответственных за блоки и назначить сроки.
- Фиксация.
Важно зафиксировать полученные решения любым удобным способом – фотография, оформление результатов в виде плаката.
Подобный способ эффективен тем, что сотрудники сами вовлекаются в решение проблемы. Предлагая варианты, они подсознательно берут на себя ответственность за их реализацию и мотивированы на достижение результата, потому что сами договорились о таком решении.
* Фасилитация – метод управления, основывающийся на вовлечении всех участников в процесс принятия решения.
Автор: Анна Егорова
